학습 문서 업로드 및 데이터 관리 (v4.5)

Cloudturing v4.5의 챗봇은 단순히 문서를 업로드하는 것을 넘어, '파일 업로드 ➔ AI 분석 및 검토 ➔ 페르소나 설정 ➔ 대화의도 생성' 이라는 안전하고 체계적인 파이프라인을 통해 고품질의 지식 데이터베이스를 구축합니다.

1. 파일 업로드 및 AI 분석·분류하기

챗봇이 올바르게 대답할 수 있도록 지식의 원천이 되는 문서를 제공하고, AI가 이를 분석하여 알맞은 형태로 분류하는 첫 단계입니다.

파일 업로드 및 분석 절차

1. 왼쪽 메뉴에서 [파일 관리] 를 선택합니다.
2. 매뉴얼, 규정집, 가격표 등의 파일을 화면 중앙에 드래그 앤 드롭하거나 [파일 선택] / [폴더 선택] 으로 업로드합니다.
3. 업로드된 파일(상태: 업로드됨)을 체크한 뒤, 상단의 주황색 [▶ 분석] 버튼을 클릭합니다.
4. 분석이 완료되어 상태가 [초안 생성됨] 으로 바뀌면, 파일을 클릭하여 우측 하단에서 AI가 분류한 타겟 영역을 검토합니다.
   • [유형별 등록] : 일반 텍스트/문서 기반 Q&A 생성용
   • [테이블 데이터] : 표 형태의 데이터나 가격표 (RAG 할루시네이션 최소화)
   • [API 연동] : 외부 시스템 실시간 연동 규격서
   • [제외/삭제] : 학습에서 제외하거나 잘못 올린 파일
5. 분류가 올바르다면 우측 하단의 [✔ 분류 확정 저장] 을 누릅니다.
6. 상태가 [확정됨] 으로 변경되면 상단의 [유형별 등록] 을 눌러 시스템 등록을 마칩니다.

💡 지원되는 파일 형식 및 제한 (v4.5 업데이트)

꿀팁: PDF 용량이 50MB를 초과한다면?
대용량 PDF 파일은 iLovePDF (PDF 압축)과 같은 무료 사이트를 활용해 용량을 줄인 후 업로드해 주세요. 챗봇당 최대 500,000 토큰까지 학습할 수 있습니다.

2. 페르소나 설정하기 (답변 생성 전 필수 ⭐)

문서 분류를 마쳤다면, 대화의도(Q&A)를 생성하기 전에 반드시 '페르소나'를 먼저 설정하는 것을 권장합니다.
페르소나를 먼저 설정해 두어야 AI가 지식 데이터베이스를 만들 때부터 챗봇의 성격과 말투를 완벽하게 반영하여 고품질의 답변을 미리 생성해 둡니다.

1. 왼쪽 메뉴에서 [챗봇 설정] → [페르소나] 로 이동합니다.
2. 챗봇의 역할(친절한 상담원 등), 말투, 기능 영역 등을 입력합니다.
3. 막막하다면 우측 중간쯤에 있는 [AI로 페르소나 생성] 버튼을 클릭하세요. AI가 업로드된 문서를 바탕으로 가장 적절한 성격과 말투를 제안합니다.
4. 관리자의 의도에 맞게 다듬은 뒤 [저장] 합니다.

3. AI 대화의도(Intent) 생성 및 프롬프트 팁

페르소나 설정까지 마쳤다면, 확정된 문서를 바탕으로 실제 답변 기반인 지식 데이터베이스를 생성합니다.

1. [AI 대화 의도] → [AI 대화 의도 생성] 페이지로 이동합니다.
2. 생성 유형: [Q&A만 생성]을 선택합니다.
3. 학습 대상 선택: 방금 [파일 관리]에서 확정한 신규 문서를 체크합니다.
4. 생성 방식:
   • 처음 구축 시: [Q&A 새로 생성]
   • 기존 챗봇 운영 중 추가 시: [기존 Q&A에 추가] (절대 새로 생성을 누르지 마세요!)
5. 추가 설정 (속도 및 요청사항):
   • 처리 속도: 빠른 결과는 Standard (1x 크레딧), 시간 여유가 있다면 Save (0.5x 크레딧) 를 선택합니다.
   • 추가 요청사항: 답변 생성 시 AI가 지켜야 할 규칙을 텍스트로 적어줍니다. (아래 예시 참고)
6. 하단의 [선택한 파일로 대화의도 생성하기] 를 클릭합니다. (통상 40초~20분 소요되며 이메일로 완료 알림이 옵니다.)

💡 추가 요청사항(프롬프트) 작성 추천 예시

• 버튼 유도형: "답변에 URL 링크가 있다면 반드시 '버튼' 기능으로 만들어줘. 버튼은 최대 3개까지 생성 가능해."
• 고객센터 안내형: "답변으로 해결되지 않을 수 있으니, 모든 답변 끝에 고객센터 전화번호(02-1234-1234)를 버튼으로 추가해줘."
• 표 데이터 처리형: "첨부한 문서는 엑셀 형태야. 링크는 버튼으로 만들고, 전화번호나 정보는 최대한 '표'를 활용해서 깔끔하게 정리해줘."

4. 챗봇 운영 중 데이터 업데이트 가이드 (수정/추가/삭제)

성공적으로 챗봇을 배포한 이후, 사내 규정이 바뀌거나 이벤트가 종료되었을 때 데이터를 관리하는 방법입니다.

🚨 매우 중요한 주의사항
이미 운영 중인 챗봇에 내용을 업데이트할 때는 '3. 생성 방식' 에서 절대 [Q&A 새로 생성]을 누르시면 안 됩니다! (기존 데이터가 날아갑니다.) 반드시 [기존 Q&A에 추가]를 선택하세요.

상황 A. 신규 내용이 추가되었을 때 (새로운 정책, 매뉴얼 등)

1. [파일 관리] 에서 새 문서 업로드 ➔ [▶ 분석] ➔ [분류 확정 저장] ➔ [유형별 등록]
2. [AI 대화 의도 생성] 메뉴로 이동하여 신규 파일만 체크
3. 생성 방식에서 [기존 Q&A에 추가] 선택 후 대화의도 생성 진행

상황 B. 기존 내용이 수정되었을 때 (가이드북 내용 변경 등)

1. 원본 수정 후, [파일 관리] 에서 옛날 파일은 체크하여 [삭제] 하고 새 파일을 업로드 ➔ 분석 및 유형별 등록 진행
2. [대화의도 관리] 로 이동하여, 수정되기 전 옛날 파일명으로 된 폴더의 [휴지통 아이콘] 을 눌러 과거 데이터를 통째로 삭제
3. [AI 대화 의도 생성] 메뉴로 이동하여 새 파일 체크
4. 생성 방식에서 [기존 Q&A에 추가] 선택 후 대화의도 생성 진행

상황 C. 기존 내용을 삭제해야 할 때

• 파일 단위 통째로 삭제: [대화의도 관리] 메뉴에서 지우고자 하는 파일명 폴더를 찾아 우측의 [휴지통 아이콘] 클릭. (테이블 데이터 및 파일 관리 메뉴에서도 연관 문서를 찾아 삭제하면 더욱 깔끔합니다.)
• 일부 내용만 삭제: [대화의도 관리] 목록에서 특정 질문-답변 항목만 찾아 개별 삭제 아이콘을 누릅니다. 지울 내용이 너무 많다면 원본 문서를 수정하여 [상황 B] 의 방법으로 재업로드하는 것이 빠릅니다.

💡 효율적인 학습을 위한 추가 팁

• 가급적 복잡한 디자인 요소보다는 텍스트 위주의 깨끗한 문서를 제공하는 것이 답변 정확도를 높입니다.
• 파일 하나당 A4 용지 약 10장 내외의 분량이 가장 적절합니다.
• 챗봇의 대/중/소 카테고리를 업데이트하고 싶다면, 대화의도 생성이 완료된 후 [대/중/소 분류 생성] 모드로 한 번 더 작업을 진행해 주시면 됩니다.