챗봇 운영 중 데이터 업데이트 가이드 (수정/추가/삭제) ver 4.5

챗봇을 성공적으로 오픈하여 운영 중이신가요?
사내 규정이 바뀌거나 새로운 제품이나 이벤트가 생겼을 때, 챗봇이 항상 최신 정보를 유지할 수 있도록 데이터를 관리하는 4가지 상황별 가이드(신규 추가, 변경, 파일 삭제, 일부 삭제)를 안내해 드립니다.

저희 솔루션은 파일을 업로드하고 분석을 확정하면, 이를 바탕으로 [대화의도 관리] 에 질문-답변 세트를 생성합니다. 이후 챗봇은 원본 파일이 아닌, 오직 [대화의도 관리]에 생성(또는 수동 입력)된 데이터만을 읽고 답변하게 됩니다.

🚨 매우 중요한 주의사항
이미 운영 중인 챗봇에 내용을 추가하거나 일부를 수정할 때, [AI 대화 의도 생성] 메뉴의 '3. 생성 방식' 에서 절대 [Q&A 새로 생성]을 선택하시면 안 됩니다! (기존에 학습된 모든 데이터가 삭제됩니다.)
반드시 [기존 Q&A에 추가] 를 선택해 주셔야 합니다.

목차

1. 신규 내용이 추가되었을 때 (신규 추가)
2. 기존 내용이 수정되었을 때 (변경)
3. 기존 내용 중 특정 파일을 삭제할 때 (파일 삭제)
4. 기존 내용 중 일부만 삭제할 때 (일부 삭제)

1. 신규 내용이 추가되었을 때 (새로운 정책, 이벤트 등)

기존 내용은 그대로 두고, 완전히 새로운 내용의 문서를 추가로 학습시켜야 할 때의 방법입니다.

1. [파일 관리] 메뉴로 이동하여 새로운 문서를 업로드합니다.
2. 업로드한 파일을 체크한 뒤, 리스트 상단의 주황색 [▶ 분석] 버튼을 클릭합니다.

3. 잠시 후 상태가 [초안 생성됨] 으로 바뀌면, 분류 지침을 확인하고 상단의 [분류 확정] 을 클릭하여 저장합니다.
4. 그럼 해당 파일은 [확정됨] 으로 넘어갑니다. 파일들을 선택 후 [유형별 등록] 을 클릭하여 최종 등록합니다.
5. [AI 대화 의도] → [AI 대화 의도 생성] 메뉴로 이동합니다.
6. '2. 학습 대상 선택' 에서 좀 전에 분류를 확정한 신규 파일만 체크합니다.
7. '3. 생성 방식' 에서 반드시 [기존 Q&A에 추가] 를 선택합니다.
8. 화면 하단의 [선택한 파일로 대화의도 생성하기] 를 클릭합니다.
9. (몇 분 기다려 가입된 이메일로 생성 완료 알림을 받습니다.)
10. 챗봇의 카테고리(대/중/소)를 업데이트하고 싶다면 '1. 생성 유형' 에서 [대/중/소 분류 생성] 을 다시 클릭합니다.
11. 화면 하단의 [기존 대화의도로 대중소분류 생성하기] 를 클릭합니다.
12. (몇 분 기다려 이메일로 완료 알림을 받습니다.)
13. 챗봇에 잘 적용되었는지 테스트하여 확인합니다. 끝!

Tip: 대/중/소 카테고리 분류가 필요 없는 경우, 8번 완료 후 바로 12번으로 건너뛰시면 됩니다.

2. 기존 내용이 수정되었을 때 (가이드북 업데이트 등)

기존에 업로드했던 문서의 내용이 변경되어, 업데이트된 문서로 챗봇을 다시 학습시켜야 할 때의 방법입니다. (과거 데이터를 지우고 새 데이터를 덮어쓰는 과정입니다.)

1. [테이블 데이터] 에 중복될만한 과거 내용이 있다면 미리 찾아서 삭제합니다. (어떤 내용인지 잘 알고 있다면 아래 2번과 3번 사이에서 확인 후 삭제해도 됩니다)
2. 내 컴퓨터에서 원본 문서를 수정한 뒤, [파일 관리] 메뉴에 접속하여 옛날 파일은 체크하여 [삭제] 하고 수정된 새 파일을 업로드합니다.
3. 새 파일을 체크하고 [▶ 분석] 버튼을 클릭합니다. 상태가 [초안 생성됨] 으로 바뀌면 [분류 확정 저장] 을 클릭하여 분석을 마칩니다.
4. [AI 대화 의도] → [대화의도 관리] 메뉴로 이동합니다.
5. 목록을 보면 업로드했던 파일명으로 폴더(카테고리)가 나뉘어 있습니다. 여기서 수정되기 전 옛날 파일명의 폴더 우측에 있는 [휴지통 아이콘(삭제)] 을 눌러 과거의 대화의도를 통째로 지워줍니다.
6. 이제 [AI 대화 의도 생성] 메뉴로 이동합니다.
7. '2. 학습 대상 선택' 에서 새로 분석 확정한 수정본 파일을 체크합니다.
8. '3. 생성 방식' 에서 반드시 [기존 Q&A에 추가] 를 선택한 후 하단의 [선택한 파일로 대화의도 생성하기] 를 클릭합니다.
9. (이메일로 생성 완료 알림을 받습니다.)
10. 대/중/소 분류를 업데이트하고 싶다면 '1. 생성 유형' 에서 [대/중/소 분류 생성] 을 선택하고 하단 버튼을 클릭합니다.
11. (이메일로 완료 알림을 받습니다.)
12. 챗봇에 잘 적용되었는지 테스트합니다. 끝!

Tip: 대/중/소 카테고리 분류가 필요 없는 경우, 9번 완료 후 바로 12번으로 건너뛰시면 됩니다.

3. 기존 내용을 삭제해야 할 때

더 이상 유효하지 않은 정보를 챗봇에서 지우는 방법입니다. 삭제 규모에 따라 두 가지 방법이 있습니다.

3-1. 특정 파일의 내용을 통째로 지울 때 (파일 단위 전체 삭제)

종료된 이벤트나 폐기된 매뉴얼의 내용을 한 번에 지우고 싶을 때 사용합니다.

1. [AI 대화 의도] → [대화의도 관리] 메뉴로 이동합니다.
2. 지우고자 하는 파일명으로 된 폴더(카테고리)를 찾습니다.
3. 폴더명 우측에 있는 [휴지통 아이콘] 을 클릭하면, 해당 문서에서 생성되었던 모든 질문-답변 세트가 한 번에 챗봇에서 삭제됩니다.
4. [테이블 데이터] 로 이동하여 연관된 삭제 문서를 찾아 지워줍니다.
5. (선택) 깔끔한 관리를 위해 [파일 관리] 메뉴에서도 해당 원본 파일을 체크 후 [삭제] 해주세요.

3-2. 파일 내용 중 일부분만 지울 때 (부분 삭제)

문서 전체가 아닌, 특정 질문과 답변 몇 개만 지우고 싶을 때 사용합니다.

• 방법 A (직접 찾아서 지우기) :
  [대화의도 관리] 메뉴에서 해당 파일명 폴더를 클릭하여 엽니다. 생성된 대화의도 목록 중에서 지우고 싶은 항목만 찾아 개별적으로 [휴지통 아이콘] 을 눌러 삭제합니다.

• 방법 B (문서 재업로드 방식) :
  만약 지워야 할 항목이 너무 많아서 일일이 찾기 힘들다면, 내 컴퓨터에서 원본 문서를 열어 해당 내용을 지운 후 새롭게 저장합니다.
  그리고 위의 [2. 기존 내용이 수정되었을 때] 의 가이드와 똑같이 [파일 관리] 에서 옛날 파일을 지우고 새 문서를 업로드 ➔ 분석 확정 ➔ 기존 폴더 삭제 ➔ [기존 Q&A에 추가] 방식으로 다시 생성하는 것이 훨씬 빠르고 정확합니다.