운영 중인 챗봇 데이터 업데이트 가이드 (문서 추가, 내용 수정, 삭제 방법) ver4.5

챗봇을 성공적으로 오픈하여 운영 중이신가요?
사내 규정이 바뀌거나 새로운 제품이나 이벤트가 생겼을 때, 챗봇이 항상 최신 정보를 유지할 수 있도록 데이터를 관리하는 4가지 상황별 가이드(신규 추가, 변경, 파일 삭제, 일부 삭제)를 안내해 드립니다.

저희 솔루션은 파일을 업로드하고 분석을 확정하면, 이를 바탕으로 [대화의도 관리] 에 질문-답변 세트를 생성합니다. 이후 챗봇은 원본 파일이 아닌, 오직 [대화의도 관리]에 생성(또는 수동 입력)된 데이터만을 읽고 답변하게 됩니다.

🚨 매우 중요한 주의사항
이미 운영 중인 챗봇에 내용을 추가하거나 일부를 수정할 때, [AI 대화 의도 생성] 메뉴의 '3. 생성 방식' 에서 절대 [Q&A 새로 생성]을 선택하시면 안 됩니다! (기존에 학습된 모든 데이터가 삭제됩니다.)
반드시 [기존 Q&A에 추가] 를 선택해 주셔야 합니다.

목차

1. 신규 내용이 추가되었을 때 (신규 추가)
2. 기존 내용이 수정되었을 때 (변경)
3. 기존 내용 중 특정 파일을 삭제할 때 (파일 삭제)
4. 기존 내용 중 일부만 삭제할 때 (일부 삭제)

1. 신규 내용이 추가되었을 때 (새로운 정책, 이벤트 등)

기존 내용은 그대로 두고, 완전히 새로운 내용의 문서를 추가로 학습시켜야 할 때의 방법입니다.

1. [파일 관리] 메뉴로 이동하여 새로운 문서를 업로드합니다.
2. 업로드한 파일을 체크한 뒤, 상단의 주황색 [▶ 분석] 버튼을 클릭합니다.

3. 잠시 후 상태가 [초안 생성됨] 으로 바뀌면, 우측의 분류 지침을 확인합니다.
4. (중요) 상단의 [💬 분류 지침 저장] 버튼을 먼저 클릭해야만 다음 단계로 넘어갈 수 있습니다.
5. 저장이 완료되면 상단의 [✔ 분류 확정] 버튼을 클릭합니다. (파일 상태가 '확정됨'으로 변경됩니다.)
6. 확정된 파일들을 선택 후 [🚀 유형별 등록] 버튼을 클릭하여 최종 등록을 마칩니다.

💡 Tip: AI 자동 분류 결과가 마음에 들지 않는다면?
등록이 완료되어 상태가 '등록 완료'로 바뀐 파일은 처음부터 다시 분석을 진행할 수 없습니다. ([초안 생성]때는 가능합니다.)
만약 AI가 자동으로 [테이블 데이터]로 분류 후, 등록까지 완료했는데 다시 바꾸고 싶다면, 해당 파일을 [삭제]한 뒤 다시 업로드해 주세요. 재업로드 후 우측의 '분류 유형 지정' 드롭다운에서 원하는 유형을 직접 선택하고 [분류 지침 저장] ➔ [분류 확정] 순서로 진행하시면 됩니다.

7. [AI 대화 의도] → [AI 대화 의도 생성] 메뉴로 이동합니다.
8. '2. 학습 대상 선택' 에서 조금 전 분류를 확정한 신규 파일만 체크합니다.
9. '3. 생성 방식' 에서 반드시 [기존 Q&A에 추가] 를 선택합니다.
10. 화면 하단의 [선택한 파일로 대화의도 생성하기] 를 클릭합니다.
11. (몇 분 기다려 가입된 이메일로 생성 완료 알림을 받습니다.)

12. 챗봇의 카테고리(대/중/소)를 업데이트하고 싶다면 '1. 생성 유형' 에서 [대/중/소 분류 생성] 을 다시 클릭합니다.
13. 화면 하단의 [기존 대화의도로 대중소분류 생성하기] 를 클릭합니다.
14. (몇 분 기다려 이메일로 완료 알림을 받습니다.)
15. 챗봇에 잘 적용되었는지 테스트하여 확인합니다. 끝!

Tip: 대/중/소 카테고리 분류가 필요 없는 경우, 11번 완료 후 바로 15번으로 건너뛰시면 됩니다.

2. 기존 내용이 수정되었을 때 (가이드북 업데이트 등)

기존에 업로드했던 문서의 내용이 변경되어, 업데이트된 문서로 챗봇을 다시 학습시켜야 할 때의 방법입니다. (과거 데이터를 지우고 새 데이터를 덮어쓰는 과정입니다.)

1. [테이블 데이터] 에 중복될만한 과거 내용이 있다면 미리 찾아서 삭제합니다. (어떤 내용인지 잘 알고 있다면 아래 2번과 3번 사이에서 확인 후 삭제해도 됩니다.)
2. [AI 대화 의도] → [대화의도 관리] 메뉴로 이동합니다.
3. 목록에서 수정되기 전 옛날 파일명의 폴더(카테고리) 우측에 있는 [휴지통 아이콘(삭제)] 을 눌러 과거의 대화의도를 통째로 지워줍니다.
4. (매우 중요 ⭐) 카테고리를 삭제하면 자동 임시 저장이 되므로 [답변 임시 저장]을 누를 필요가 없습니다. 단, 이 삭제를 실제 운영 중인 챗봇에 반영하려면 우측 상단의 [서비스 배포하기] 버튼을 반드시 클릭해야 합니다!
5. 내 컴퓨터에서 원본 문서를 수정한 뒤, [파일 관리] 메뉴에 접속하여 옛날 원본 파일은 체크하여 [삭제] 하고 수정된 새 파일을 업로드합니다.
6. 새 파일을 체크하고 [▶ 분석] 버튼을 클릭합니다.
7. 상태가 [초안 생성됨] 으로 바뀌면, 상단의 [💬 분류 지침 저장] 을 누른 뒤 [✔ 분류 확정] 을 클릭합니다. 이후 [🚀 유형별 등록] 을 눌러 등록을 마칩니다.
8. 이제 [AI 대화 의도 생성] 메뉴로 이동합니다.
9. '2. 학습 대상 선택' 에서 새로 등록을 마친 수정본 파일을 체크합니다.
10. '3. 생성 방식' 에서 반드시 [기존 Q&A에 추가] 를 선택한 후 하단의 [선택한 파일로 대화의도 생성하기] 를 클릭합니다.
11. (이메일로 생성 완료 알림을 받습니다.)
12. 대/중/소 분류를 업데이트하고 싶다면 '1. 생성 유형' 에서 [대/중/소 분류 생성] 을 선택하고 하단 버튼을 클릭합니다.
13. (이메일로 완료 알림을 받습니다.)
14. 챗봇에 잘 적용되었는지 테스트합니다. 끝!

Tip: 대/중/소 카테고리 분류가 필요 없는 경우, 11번 완료 후 바로 14번으로 건너뛰시면 됩니다.

3. 기존 내용을 삭제해야 할 때

더 이상 유효하지 않은 정보를 챗봇에서 지우는 방법입니다. 삭제 규모에 따라 두 가지 방법이 있습니다.

3-1. 특정 파일의 내용을 통째로 지울 때 (파일 단위 전체 삭제)

종료된 이벤트나 폐기된 매뉴얼의 내용을 한 번에 지우고 싶을 때 사용합니다.

1. [AI 대화 의도] → [대화의도 관리] 메뉴로 이동합니다.
2. 지우고자 하는 파일명으로 된 폴더(카테고리)를 찾습니다.
3. 폴더명 우측에 있는 [휴지통 아이콘] 을 클릭하여 삭제합니다.
4. (매우 중요 ⭐) 삭제 확인 후, 반드시 우측 상단의 [서비스 배포하기] 버튼을 클릭해야 실제 챗봇에서 완전히 지워집니다!
5. (선택) 깔끔한 관리를 위해 [파일 관리] 메뉴에서도 해당 원본 파일을 체크 후 [삭제] 해주세요.

🚨 주의사항: 카테고리만 지웠다고 해서 끝난 것이 아닙니다. 서비스 배포하기를 누르지 않으면 기존 챗봇 운영 화면에는 답변이 그대로 남아있게 됩니다.

3-2. 파일 내용 중 일부분만 지울 때 (부분 삭제)

문서 전체가 아닌, 특정 질문과 답변 몇 개만 지우고 싶을 때 사용합니다.

• 방법 A (직접 찾아서 지우기) :
  [대화의도 관리] 메뉴에서 해당 파일명 폴더를 클릭하여 엽니다. 생성된 대화의도 목록 중에서 지우고 싶은 항목만 찾아 개별적으로 [휴지통 아이콘] 을 눌러 삭제합니다. 삭제 후 반드시 우측 상단의 [서비스 배포하기] 버튼을 클릭해 실제 챗봇에 반영해 주세요.

• 방법 B (문서 재업로드 방식) :
  만약 지워야 할 항목이 너무 많아서 일일이 찾기 힘들다면, 내 컴퓨터에서 원본 문서를 열어 해당 내용을 지운 후 새롭게 저장합니다.
  그리고 위의 [2. 기존 내용이 수정되었을 때] 의 가이드와 똑같이 [대화의도 관리] 에서 기존 폴더 삭제 및 배포 ➔ [파일 관리] 에서 옛날 파일 지우고 새 문서 업로드 ➔ 분류 확정 및 등록 ➔ [기존 Q&A에 추가] 방식으로 다시 생성하는 것이 훨씬 빠르고 정확합니다.