챗봇 운영 중 데이터 업데이트 가이드 (수정/추가/삭제) ver4.5

챗봇을 성공적으로 오픈하여 운영 중이신가요?
사내 규정이 바뀌거나 새로운 제품이나 이벤트가 생겼을 때, 챗봇이 항상 최신 정보를 유지할 수 있도록 데이터를 관리하는 3가지 방법(추가, 수정, 삭제)을 안내해 드립니다.

🚨 매우 중요한 주의사항
이미 운영 중인 챗봇에 내용을 추가하거나 일부를 수정할 때, [AI 대화 의도 생성] 메뉴의 '3. 생성 방식' 에서 절대 [Q&A 새로 생성]을 선택하시면 안 됩니다! (기존에 학습된 모든 데이터가 삭제됩니다.)
반드시 [기존 Q&A에 추가] 를 선택해 주셔야 합니다.

목차

1. 신규 내용이 추가되었을 때 (신규 추가)
2. 기존 내용이 수정되었을 때 (변경)
3. 기존 내용 중 파일 몇개를 삭제할 때 (파일 삭제)
4. 기존 내용 중 일부만 삭제할 때 (일부 삭제)

1. 신규 내용이 추가되었을 때 (새로운 정책, 이벤트 등)

기존 내용은 그대로 두고, 완전히 새로운 내용의 문서를 추가로 학습시켜야 할 때의 방법입니다.

1. [문서 관리] 메뉴로 이동하여 새로운 문서를 업로드합니다.
2. (몇분 기다려서 이메일로 완료 알림을 받습니다)
3. [AI 대화 의도] → [AI 대화 의도 생성] 메뉴로 이동합니다.
4. '2. 학습 대상 선택' 에서 좀 전에 업로드한 신규 파일만 체크합니다.
5. '3. 생성 방식' 에서 반드시 [기존 Q&A에 추가] 를 선택합니다.
6. 화면 하단의 [선택한 파일로 대화의도 생성하기] 를 클릭합니다.
7. (몇분 기다려서 이메일로 완료 알림을 받습니다)
8. 대/중/소를 업데이트하고 싶으면 '1. 생성 유형' 에서 [대/중/소 분류 생성]을 다시 클릭합니다.
9. 화면 하단의 [기존 대화의도로 대중소분류 생성하기] 를 클릭합니다.
10. (몇분 기다려서 이메일로 완료 알림을 받습니다)
11. 챗봇에 잘 적용됐는지 확인합니다.
12. 끝

Tip : 대/중/소분류를 안하는 경우에는 7번에서 11번으로 건너뜁니다.

2. 기존 내용이 수정되었을 때 (가이드북 업데이트 등)

기존에 업로드했던 문서의 내용이 변경되어, 업데이트된 문서로 챗봇을 다시 학습시켜야 할 때의 방법입니다.

1. 기존 문서를 내 컴퓨터에서 수정한 뒤, [문서 관리] 메뉴에 접속하여 옛날 파일은 삭제하고 수정된 새 파일을 업로드합니다.
2. (몇분 기다려서 이메일로 완료 알림을 받습니다)
3. [테이블 데이터]에서도 중복되는 내용이 있다면 같이 삭제합니다.
4. [AI 대화 의도] → [대화의도 관리] 메뉴로 이동합니다.
5. 목록을 보면 업로드했던 파일명으로 폴더(카테고리)가 나뉘어 있습니다. 여기서 수정되기 전 옛날 파일명의 폴더 우측에 있는 [휴지통 아이콘(삭제)] 을 눌러 과거의 대화의도를 통째로 지워줍니다.
6. 이제 [AI 대화 의도 생성] 메뉴로 이동합니다.
7. '2. 학습 대상 선택' 에서 새로 업로드한 수정본 파일을 체크합니다.
8. '3. 생성 방식' 에서 반드시 [기존 Q&A에 추가] 를 선택한 후 생성을 진행합니다.
9. 화면 하단의 [선택한 파일로 대화의도 생성하기] 를 클릭합니다.
10. (몇분 기다려서 이메일로 완료 알림을 받습니다)
11. 대/중/소를 업데이트하고 싶으면 '1. 생성 유형' 에서 [대/중/소 분류 생성]을 다시 클릭합니다.
12. 화면 하단의 [기존 대화의도로 대중소분류 생성하기] 를 클릭합니다.
13. (몇분 기다려서 이메일로 완료 알림을 받습니다)
14. 챗봇에 잘 적용됐는지 확인합니다.
15. 끝

Tip : 대/중/소분류를 안하는 경우에는 10번에서 14번으로 건너뜁니다.

3. 기존 내용을 삭제해야 할 때

더 이상 유효하지 않은 정보를 챗봇에서 지우는 방법입니다. 삭제 규모에 따라 두 가지 방법이 있습니다.

3-1. 특정 파일의 내용을 통째로 지울 때 (문서별 전체 삭제)

특정 매뉴얼이나 끝난 이벤트의 내용을 한 번에 지우고 싶을 때 사용합니다.

1. [AI 대화 의도] → [대화의도 관리] 메뉴로 이동합니다.
2. 지우고자 하는 파일명으로 된 폴더(카테고리)를 찾습니다.
3. 폴더명 우측에 있는 [휴지통 아이콘] 을 클릭하면, 해당 문서에서 생성되었던 모든 질문-답변 세트가 한 번에 삭제됩니다.
4. [테이블 데이터] 로 이동하여 삭제할 문서를 찾아 삭제합니다.
5. (선택) 깔끔한 관리를 위해 [문서 관리] 메뉴에서도 해당 원본 파일을 삭제해 주세요. (원본 파일을 지우면 yaml 파일도 자동으로 삭제됩니다)

3-2. 파일 내용 중 일부분만 지울 때 (부분 삭제)

문서 전체가 아닌, 특정 질문과 답변 몇 개만 지우고 싶을 때 사용합니다.

• 방법 A (직접 찾아서 지우기) :
  [대화의도 관리] 메뉴에서 해당 파일명 폴더를 클릭하여 엽니다. 생성된 대화의도 목록 중에서 지우고 싶은 항목만 찾아 개별적으로 [휴지통 아이콘] 을 눌러 삭제합니다.

• 방법 B (문서 재업로드 방식) :
  만약 지워야 할 항목이 너무 많아서 일일이 찾기 힘들다면, 차라리 내 컴퓨터에서 원본 문서를 열어 해당 내용을 지운 후 저장합니다. 그리고 위의 [2. 기존 내용이 수정되었을 때] 의 가이드와 똑같이 옛날 폴더를 지우고 새 문서를 [기존 Q&A에 추가] 방식으로 다시 생성하는 것이 훨씬 효율적입니다.