중복 문서 처리 가이드

Q. 중복된 내용이 담긴 문서가 여러 개 있으면 AI는 어떻게 답변하나요?

업무 자료를 올리다 보면 비슷한 내용이 담긴 파일이 여러 개 올라갈 수 있는데, 이럴 때 AI가 알아서 잘 답변해 주는지, 아니면 문제가 생기는지 궁금합니다.

A. 중복된 자료는 정리(삭제)하고 업로드하는 것이 가장 좋습니다.

결론부터 말씀드리면, 내용이 중복되거나 상충되는 문서가 혼재되어 있으면 AI의 답변 품질이 떨어질 수 있습니다. 따라서 최신 버전의 문서만 남기고 정리해 주시는 것이 좋습니다.

그 이유는 크게 3가지입니다.

답변의 일관성 저하 : 미세하게 다른 정보가 섞여 있으면, AI가 어떤 것이 정답인지 혼동하여 질문할 때마다 다른 답변을 할 수 있습니다.
정보 편향(Bias) 발생 : 특정 정보가 여러 문서에 반복되어 있으면, AI는 그 정보가 더 중요하다고 판단하여 편향된 답변을 내놓을 가능성이 커집니다.
검색 효율성 감소 : 중복 데이터는 검색 시스템에 불필요한 부하를 주어, 정작 사용자가 원하는 핵심 정보를 찾아내는 것을 방해합니다.

🔍 AI는 실제로 어떻게 작동하나요?

1. 내용이 100% 동일하거나 의미가 같은 경우

클라우드튜링의 AI(RAG 시스템)는 문장을 단순 텍스트가 아닌 '의미(Vector)' 단위로 이해합니다.
따라서 표현이 조금 다르더라도 의미가 같다면, AI가 내용을 취합하여 하나의 답변으로 정리해서 제공합니다.

2. 주제는 같지만 내용이 상충되는 경우 (주의!)

문서 A와 문서 B가 같은 주제를 다루지만, 서로 다른 정보를 담고 있다면 AI는 둘 중 하나를 랜덤하게 가져오거나 두 정보를 섞어서 답변할 수 있습니다.
이 경우 사용자에게 부정확한 정보가 전달될 위험이 높습니다.

⚠️ 주의: 정보 업데이트 시 구버전 문서는 삭제해주세요!

가장 흔하게 발생하는 실수는 '과거 정보' 와 '최신 정보' 를 같이 남겨두는 것입니다.

[예시 상황]

문서 A (구버전) : 회사 주소가 "서울시 강서구 마곡중앙6로 11"로 기재됨

문서 B (신버전) : 회사 이전 후 "부산시 해운대구 우동"으로 기재됨

[결과]
두 문서가 모두 업로드되어 있다면, AI는 어떤 주소가 진짜인지 알 수 없습니다. 사용자에게 옛날 주소인 서울 주소를 안내하는 불상사가 발생할 수 있습니다.

✅ 해결 방법
새로운 정보를 업로드할 때는 반드시 기존의(구버전) 문서를 삭제하거나 내용을 수정한 뒤 [대화의도 다시 만들기]를 진행해 주세요.
혹은 회사의 이전 주소를 공개해야 하는 것이면, 각각의 날짜와 함께 정보를 입력하시면 됩니다. (파일 자체의 수정 날짜를 읽지는 못합니다)